【文字を多く書く社会人必見！】ビジネス文章力の基本ダメ出しされない文書が書ける77のルール要約

今回は、ビジネス文書を書くことが苦手な方や、復習したい方向けにぴったりの本を紹介していきたい。

この本は、非常にわかりやすくビジネス文書の書き方が記載されており、僕自身参考になる本であった。

例えば、

・資料のキーメッセージが書けない

・資料の説明文が相手に伝わらない

このような人にはもってこいの本だと思う。

本書には、77のルールが記載されている。

その中でも僕が独断と偏見で良いと思ったルールについてまとめていきたい。

[商品価格に関しましては、リンクが作成された時点と現時点で情報が変更されている場合がございます。]

ビジネス文章力の基本ダメ出しされない文書が書ける77のルール【電子書籍】[ 奈良正哉 ]
価格：1540円 (2022/1/25時点)

楽天で購入

結論
本質を理解してから書き始める
書かない勇気を持つ
アピールや自慢を言い訳にしない
ワンセンテンスワンテーマを意識する
抽象的な法則と具体例を書かない
短文にすることで間違いに気づく
リスクほど大きく書く
余白を作る
箇条書きを多用する

結論

本質を理解し、箇条書きやナンバリングを意識すればある程度の見やすさは生まれる。

僕が本書を読んでみて感じたのは、上記の結論だ。

一文で書かせてもらったが、この方法以外にも様々なルールや方法を紹介してくれているが、

どのルールにも共通していると言っても過言ではないくらい大事なのが、箇条書き・ナンバリングという技術だった。

では、実際のルールについて紹介していきたい。

本質を理解してから書き始める

そもそもではあるが、文章は書こうとしている内容を正確に理解していないと書くことができない。

何を当たり前のことを言っているのかと思う方は多いと思うが、これができていない人は意外に多い。

書かない勇気を持つ

自分が詳しいことは非常に詳細に記載したいと思う方がほとんどだろう。

しかし、資料に詳細まで記載することは場合によっては逆効果である。

そこまでは聞いていないという内容を記載されてしまうと、読み手側にとっては非常に不愉快になる場合があるからだ。

アピールや自慢を言い訳にしない

自分が頑張ったり、努力したことは一番大きく目立つところに書きたいと思う人がほとんどだろう。

しかし、本当に大事な部分が見えなくなってしまい、結果、わかりにくい資料となってしまうのだ。

ワンセンテンスワンテーマを意識する

一行に２つのテーマを記載するなということである。

例えば、りんごは栄養価がみかんよりも高いし、柿よりも甘い。

このような文章がもしあったとしたら、次のように書けということである。

りんごは以下二つの特徴がある。

・りんごは栄養価が高い。

・りんごは柿よりも甘い。

一文に二つの要素を一気に入れると混乱しやすいため、ワンセンテンスワンテーマは非常に有効なテクニックである。

抽象的な法則と具体的な内容を書かない

抽象的な内容の中に具体例を書くと、どちらが抽象的なのか具体的なのかを混在してしまうことがある。

一つ前のワンセンテンスワンテーマもそうだが、一つの文には一つの結論を内容を書くことは重要である。

短文にすることで間違いに気づく

これは僕の中では多用している技である。

長文であると、主語述語動詞がどれになるのかが非常にわかりにくくなり、間違いが起こりやすい。

これを防止するためにも、短文で箇条書きにしてみることが重要である。

リスクほど大きく書く

いいことほど大きく目立つように書きたいということは前述でも記載した。

では、何を大きく書けばいいのだろうか？

それは、リスク等の全体に相手に知っておいていただきたいことだ。

リスクがあることはしょうがないため、関係者はほぼ理解している。

一番良くないことはリスクを隠すことである。

余白を作る

文字を詰め詰めで記載した場合と、文字を広く記載した場合は、見やすさが段違いだ。

可能な限り余白を作ることが大切であると本書では言っている。

※空けすぎでスカスカになるような資料は除く。

箇条書きを多用する

様々なテクニックでも軽く触れたが、箇条書きは非常に有効なテクニックだ。

短文にすることで間違いを見つけやすいと前項で語ったが、短文かつ箇条書きをさらにおすすめする。

箇条書きであれば読み手は一行ずつ認識することができ、伝わりやすい。